Chuyển Đổi Số Và Sự Lưỡng Lự Của Các Doanh Nghiệp

Chuyển đổi số, dù được nhắc đến rất nhiều trên các phương tiện truyền thông nhưng ứng dụng nó vào các hoạt động thực tế vẫn là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp. Thay đổi là một điều khó khăn và mọi người không muốn thay đổi cách mà họ đang làm, đặc biệt cách làm đó đang được vận hành hàng ngày. Mặc dù việc chuyển sang kỹ thuật số ở một mức độ nhất định là không thể tránh khỏi nhưng nhiều chủ doanh nghiệp lại cố gắng trì hoãn quá trình này càng lâu càng tốt. Ngay cả khi quá trình chuyển đổi số bắt đầu, nó còn phải đối mặt với rất nhiều sự do dự và phản đối của các nhân viên.

Hãy cùng BambuUP tìm hiểu tại sao các doanh nghiệp lại lưỡng lự trong việc chuyển đổi số và một số gợi ý để cải thiện chúng!

1. Văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong việc tiếp cận với sự thay đổi. Nó bao gồm tất cả các giá trị về niềm tin, tư duy, nhận thức và hành vi được công nhận bởi tất cả các nhân sự trong công ty và được thực hiện như một thói quen hàng ngày. Văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ sẽ giúp doanh nghiệp truyền đạt những mục tiêu của mình hiệu quả hơn và giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ hơn về quá trình chuyển đổi. Việc sáng tạo và mở mang những nỗ lực đổi mới trong tổ chức sẽ giúp các thành viên cởi mở hơn để thay đổi và coi đó là một cơ hội để phát triển bản thân. Cách thức xây dựng văn hóa nội bộ mới mẻ, khác biệt và quan trọng nhất là tính hiệu quả, cũng như cải thiện những nền văn hóa đang tồn tại chính là một cách để thúc đẩy quá trình ĐMST của doanh nghiệp. Hãy cùng BambuUP xem xét bốn mô hình hành vi để khuyến khích và thúc đẩy văn hóa đổi mới trong một công ty:

Tạo không gian ĐMST: Hãy bắt đầu bằng cách xây dựng một môi trường tạo động lực cho các nhân viên chia sẻ những suy nghĩ và ý tưởng của họ. Việc cung cấp cho họ một không gian và động lực thích hợp chính là một cách để phát triển quá trình sáng tạo nhằm khám phá các giá trị mới, hợp tác liên chức năng và trình bày ý tưởng với giám đốc điều hành.

• Phát huy tính đa dạng: Sự đa dạng đem đến những đổi mới theo cách không thể thực hiện được nếu không có sự khác biệt lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm. Sự khác biệt văn hóa sẽ đem tới một loạt các kỹ năng hữu ích trong việc khám phá khách hàng tiềm năng mới và mở rộng thị trường cho doanh nghiệp.
• Ra mắt các công cụ đổi mới hiện đại: Phần mềm quản lý đổi mới là kiểu phần mềm rất phổ biến giúp các doanh nghiệp cơ cấu lại các quy trình hình thành ý tưởng, xây dựng khuôn khổ để tạo mẫu và thực hiện thử nghiệm với những người dùng tiềm năng thực sự. Những phản hồi hỗ trợ toàn bộ quy trình nên được sử dụng để đưa ra quyết định đúng đắn về bước tiếp theo cần thực hiện trong dự án đổi mới của doanh nghiệp. Ngoài ra, thay vì tổ chức các cuộc tấn công quy mô lớn để tạo ra nhiều ý tưởng, các doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ trực tuyến để tiết kiệm thời gian và tài nguyên khi giải quyết những thách thức cụ thể.
• Ghi nhận và khen thưởng cho các nhân viên đóng góp các ý tưởng ĐMST: Hệ thống khen thưởng chính là một cách tốt để thúc đẩy tư duy ĐMST của các nhân viên trong doanh nghiệp. Bên cạnh tiền thưởng và các khoản đãi ngộ thông thường, doanh nghiệp có thể tìm kiếm thêm các phương pháp bền vững để thúc đẩy nhân viên tham gia và làm việc theo cách của họ vào dự án đổi mới mới của doanh nghiệp. Điều này cũng tạo ra một hệ sinh thái mở, nơi mà các cá nhân có thể chủ động tham gia chia sẻ ý tưởng và nói lên những suy nghĩ của họ một cách thẳng thắn.

2. Kế hoạch cho việc chuyển đổi số

Ai cũng biết việc số hóa các quy trình đem đến những hiệu quả về chi phí, tiết kiệm thời gian và thu được lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trước khi nó tạo ra lợi nhuận thì các doanh nghiệp cần bỏ ra một khoản để đầu tư cho nó. Vì vậy, các doanh nghiệp cần lập kế hoạch cẩn thận và chọn những gì phù hợp nhất với mình để tránh lãng phí, thời gian, công sức và ngân sách. Không có một mẫu kế hoạch chung cho việc chuyển đổi số của tất cả các doanh nghiệp vì sự khác nhau về nhu cầu, nguồn lực, cách thức vận hành,.... Mỗi doanh nghiệp nên xem xét vị thế hiện tại của mình rồi so sánh nó với vị thế mà họ mong muốn đạt được và tìm ra điều phù hợp nhất để rút ngắn khoảng cách đó. 

Các doanh nghiệp có rất nhiều không gian để ứng dụng kỹ thuật số trong hoạt động, từ các quy trình ứng dụng trong sản xuất, giao tiếp, bán hàng, quản lý chi phí, … Bất kể doanh nghiệp chọn đổi mới theo quy trình nào thì hãy đảm bảo rằng mình đã thông báo cho nhân viên về mục tiêu của dự án. Việc thiếu rõ ràng chính là một trong những trở ngại lớn nhất để các thành viên chấp nhận bất kỳ thay đổi nào. Có một bức tranh rõ ràng sẽ giúp họ dễ dàng chấp nhận những điều chưa biết và bắt đầu với chúng.  

Dưới đây là một số kế hoạch cốt lõi của các doanh nghiệp thành công đã giúp họ vượt qua sự lưỡng lự trong chuyển đổi số:

• Đào tạo nguồn nhân lực: Khi sử dụng các công cụ phân tích khối lượng lớn dữ liệu, các doanh nghiệp cần tuyển dụng và đào tạo các nguồn lực thích hợp để có thể sử dụng các công cụ đó một cách hiệu quả nhất. Đào tạo họ trên nền tảng phù hợp và nâng cao kỹ năng của họ sẽ không chỉ cải thiện tinh thần của họ mà còn tăng hiệu quả và năng suất của họ.
• Hợp tác với các đối tác công nghệ: Việc sử dụng những công nghệ một cách tối ưu đóng vai trò rất quan trọng đối với quá trình chuyển đổi kỹ thuật số. Để tận dụng tối đa các công nghệ có giá trị và xu hướng như vậy, các doanh nghiệp phải hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ có năng lực hoặc các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài. Các doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những giải pháp chuyển đổi số đơn giản như việc ứng dụng các phần mềm quản lý chi phí để số hóa toàn bộ quy trình tạo đề nghị thanh toán và duyệt những chi phí từ các phòng ban để các chi phí công tác, tiếp khách, mua sắm, … được quản lý minh bạch và hiệu quả.

3. Thấu hiểu khách hàng

Không hiểu rõ nhu cầu của khách hàng chính là một trong những sai lầm lớn nhất của doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi số. Khách hàng là trung tâm của doanh nghiệp, ngay cả đối với dự án chuyển đổi số. Do đó, nếu một doanh nghiệp không thể mang lại cho khách hàng điều họ thực sự cần thì mọi chiến lược chuyển đổi số của doanh nghiệp đó đều được xem như “bị phá sản”. Nếu các doanh nghiệp lên kế hoạch số hóa sản phẩm hoặc các kênh giao tiếp với khách hàng, hãy cố gắng đảm bảo truyền đạt giá trị đang được tạo ra thông qua công nghệ. Việc hiểu khách hàng của mình và biết tất cả các điểm chạm khách hàng chắc chắn sẽ giúp các doanh nghiệp sáng tạo và thực hiện những chiến lược đúng đắn. Một khách hàng hài lòng có thể đem lại giá trị cho doanh nghiệp nhiều hơn hàng trăm triệu chi cho quảng cáo.

Vậy làm thế nào để có thể thấu hiểu được khách hàng của mình? Chiến lược lấy khách hàng làm trung tâm chính là một chiến lược rất quan trọng khi đấu tranh trong một thị trường toàn cầu có tính cạnh tranh cao vì khách hàng có ít nhất hàng trăm lựa chọn thay thế và có thể chuyển sang thương hiệu khác trong nháy mắt. Việc cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa độc quyền cho khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp đạt được lòng trung thành của khách hàng với thương hiệu và đem lại những lợi nhuận về lâu dài. Các nhà tiếp thị hiểu rõ rằng: Việc tạo khách hàng tiềm năng là khía cạnh thách thức và tốn kém nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào. Do đó, điều quan trọng là phải giữ chân khách hàng hiện tại với sự trợ giúp của công nghệ tiên tiến. Chuyển đổi kỹ thuật số cung cấp các giải pháp quan trọng để giữ chân khách hàng bằng cách cung cấp các giải pháp lấy khách hàng làm trung tâm.

4. Rủi ro bảo mật và an ninh mạng

Bảo mật luôn là một thách thức lớn đối với các tổ chức khi bắt đầu hành trình chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ mới. Các doanh nghiệp vẫn có nguy cơ gặp phải điều gì đó tương tự xảy ra ngay cả khi họ sử dụng các giải pháp công nghệ truyền thống và lỗi thời. Ngay cả khi doanh nghiệp không sử dụng công nghệ thì họ cũng không thể tránh khỏi sai sót của con người. Vì vậy, câu hỏi chính ở đây là: “Loại rủi ro này lớn hay nhỏ so với tất cả các cơ hội mà chuyển đổi số có thể mang lại cho doanh nghiệp?”. Ngay cả khi doanh nghiệp không chấp nhận rủi ro thì sự thay đổi này là điều không thể tránh khỏi và sớm muộn gì cũng sẽ xảy ra. Và hãy nhớ rằng doanh nghiệp không phải là người duy nhất phải đối mặt với nó, mà còn có các đối tác kinh doanh và đối thủ cạnh tranh của họ cũng phải trải qua quá trình này.

Theo một cuộc khảo sát được thực hiện bởi Gartner, 99% lỗi bảo mật là những lỗ hổng đã biết nhưng không được chú ý. Bởi vậy, việc “đi trước đón đầu” và chủ động trong việc bảo mật thông tin kinh doanh là điều quan trọng đối với các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể thực hiện điều này bằng cách áp dụng các công cụ và công nghệ bảo mật dữ liệu tân tiến nhất và luôn luôn cập nhật chúng từng ngày. Đồng thời, việc bảo mật sẽ không gây ra những bất tiện khách hàng và người dùng cuối. Sự cân bằng phù hợp giữa các biện pháp bảo mật cứng nhắc và thích hợp để không ảnh hưởng đến quyền riêng tư của dữ liệu đóng vai trò rất quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp.

Tất cả các đổi mới đều mang đến nỗi sợ hãi về những điều chưa biết cho dù sự cải tiến và thay đổi đó lớn hay nhỏ. Ngày nay, chuyển đổi số đang dần trở thành một mục tiêu được các doanh nghiệp trên toàn cầu hướng đến. Dù quá trình chuyển đổi này của doanh nghiệp đối mặt với một số khó khăn nhất định nhưng họ có thể giảm bớt mỗi lo âu đó bằng cách thực hiện dần từng bước và xem xét các lựa chọn khi tiến hành kế hoạch. Chẳng có lý do gì để chờ đợi. Hãy bắt đầu ngay hôm nay: Những bước đi đầu tiên trong hành trình chuyển đổi số xuất phát từ những điều đơn giản nhất.