Dữ Liệu Tài Chính Theo Thời Gian Thực Thúc Đẩy Đổi Mới Sáng Tạo và Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp

Đối mặt với vấn đề việc sử dụng các dữ liệu chưa được cập nhật liên tục có ảnh hưởng đến quá trình đổi mới và mức độ tăng trưởng của doanh nghiệp, việc tận dụng sức mạnh của dữ liệu tài chính trong thời gian thực (real-time financial data) chính là một giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp. Khả năng liên tục cập nhật dữ liệu tài chính một cách chính xác từ hình thức này sẽ góp phần mang lại lợi thế cho các bộ phận tài chính hiện đại, đặc biệt đối với các công ty quyết tâm áp dụng chuyển đổi số để thay đổi toàn bộ quy trình vận hành của mình. 

Tại sao cần ứng dụng dữ liệu tài chính trong thời gian thực? 

Khả năng liên tục cập nhật dữ liệu tài chính một cách chính xác từ hình thức này sẽ góp phần mang lại lợi thế cho các bộ phận tài chính hiện đại, đặc biệt đối với các công ty quyết tâm áp dụng chuyển đổi số để thay đổi toàn bộ quy trình vận hành của mình.

Nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Trong thị trường cạnh tranh như hiện nay, sự chậm trễ trong việc cập nhật thông tin và dữ liệu chính là “cản trở” lớn nhất của các doanh nghiệp về mặt doanh thu và lợi nhuận. Việc nắm bắt được tình hình hiện tại và động thái của các đối thủ cạnh tranh ở các khía cạnh kinh doanh như tiếp thị, phát triển sản phẩm… sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng định vị vị trí của mình trên thị trường và triển khai chiến lược vận hành một cách hiệu quả hơn. Chỉ đơn giản ở việc nắm được đối thủ đang tập trung ở thị trường như thế nào hay dự định sáp nhập vào đâu… cũng là nguồn thông tin quý giá góp phần giúp doanh nghiệp sáng tạo và tạo sự khác biệt trên thị trường. Và dữ liệu tài chính trong thời gian thực chính là một “công cụ” có thể giải quyết nhanh gọn vấn đề này. 

Dự báo các vấn đề tài chính trong quá trình vận hành

Khi truy cập và cập nhật các thông tin từ dữ liệu tài chính trong thời gian thực, doanh nghiệp có thể nắm được toàn bộ thông tin liên quan đến các khía cạnh kinh doanh như doanh thu, số lượng hàng hóa, tiếp thị… một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Từ số liệu được thu thập liên tục hàng giờ, các nhà quản lý có thể nhanh chóng xác định được vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải và đề xuất các giải pháp tối ưu nhất, từ đó tránh được các rủi ro không đáng có ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh và “bộ mặt” của thương hiệu trên thị trường. 

Đưa kế hoạch tài chính của doanh nghiệp đi đúng hướng 

Dữ liệu tài chính trong thời gian thực chính là một giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp đảm bảo việc quản lý dòng tiền và chi tiêu vẫn diễn ra theo kế hoạch ban đầu và không đi chệch hướng so với mục tiêu ban đầu. Trong trường hợp bị tác động bởi những khó khăn trên thị trường hay cần đổi mới trong phương thức vận hành doanh nghiệp, dữ liệu chính là cơ sở đưa đến các quyết định một cách chính xác và thuyết phục liên quan đến sự thay đổi trong chính sách tài chính như phát hành cổ phiếu hay các khoản nợ dài hạn. 

Doanh nghiệp có thể ứng dụng dữ liệu tài chính trong thời gian thực ở những khía cạnh nào?

1. Tự động hóa dòng tiền bằng công nghệ mới 

Bước vào giai đoạn chuyển đổi số mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp luôn tìm cách ứng dụng các công nghệ mới để tự động hóa dòng tiền với mục đích tạo ra sự linh hoạt và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt về mặt tài chính. Với việc ứng dụng các công nghệ tổng hợp dữ liệu tài chính trong thời gian thực, các khoản thanh toán dành cho đối tác hay hóa đơn dành cho khách hàng đều được tự động kích hoạt và xử lý bằng công nghệ giúp đội ngũ kế toán của doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc hoàn thành các thủ tục tài chính và giảm thiểu các sai sót không đáng có trong các khoản giao dịch.

Với những lợi ích và tiềm năng của việc tự động hóa dòng tiền trong việc nâng cao năng suất và hiệu suất trong nội bộ doanh nghiệp, phương thức này dần được doanh nghiệp sử dụng nhiều hơn trong các hoạt động:

• Theo dõi dòng tiền: Việc lưu trữ hồ sơ thanh toán dưới dạng điện tử sẽ giúp chủ doanh nghiệp hay các nhân sự phụ trách tài chính chủ động dễ dàng truy cập và cập nhật chi tiết tình trạng các khoản giao dịch. Điều này giúp họ nhanh chóng phát hiện ra các vấn đề, đặc biệt trong việc xử lý các khoản thu trội hơn trên hóa đơn. 
• Hợp lý hóa quy trình các khoản giao dịch: Các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian trong việc phê duyệt các khoản thanh toán, hồ sơ hay hóa đơn khi các nhà quản lý có thể nhanh chóng kết nối với các công nghệ tài chính trên bất kỳ thiết bị nào để kiểm duyệt và chấp thuận. 
• Cải thiện dịch vụ và gia tăng trải nghiệm khách hàng: Với việc ứng dụng công nghệ tự động hóa dòng tiền, các thủ tục giao dịch với khách hàng sẽ diễn ra nhanh chóng khi họ được gửi hóa đơn và thiết lập thanh toán tự động. Điều này không chỉ gia tăng sự tiện lợi cho khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu trải nghiệm cho đối tượng mục tiêu của mình thông qua các dữ liệu về hình thức mua hàng được tổng hợp và phân tích từ phần mềm thanh toán, từ đó có thể lập và triển khai chiến lược tiếp cận một cách hiệu quả. 

2. Đánh giá chuỗi cung ứng, cải thiện chất lượng hợp đồng và tăng cường vốn lưu động 

Dữ liệu tài chính trong thời gian thực giúp doanh nghiệp theo dõi và nắm bắt được những thay đổi diễn ra trong chuỗi cung ứng - một bộ phận tưởng chừng như không tác động đến các quyết định tài chính theo phương thức vận hành truyền thống. Từ đó, bộ phận tài chính của doanh nghiệp có thể nắm bắt được các thông tin liên quan đến thói quen, tần suất sử dụng sản phẩm và sự vận hành của chuỗi cung ứng để triển khai kế hoạch tài chính một cách hiệu quả nhất. 

Theo một cuộc khảo sát vào năm 2020 của Oxford Economics, dữ liệu tài chính trong thời gian thực là một yếu tố cần thiết trong việc duy trì và hiển thị toàn bộ tình trạng của một chuỗi cung ứng. Việc nhanh chóng cập nhật sự thay đổi của các khía cạnh liên quan đến chuỗi cung ứng (bao gồm thông tin của nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển, tình trạng hàng tồn kho…) và tác động đến các yếu tố liên quan đến tài chính như đối tác hay nguồn vốn sẽ giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro và xây dựng các chiến lược cải thiện một cách hiệu quả. Các trường hợp điển hình được cập nhật từ dữ liệu tài chính trong thời gian thực có thể kể đến sự biến động của chi phí định kỳ hoặc không định kỳ ảnh hưởng đến kết quả của các cuộc đàm phán, thảo luận với các nhà cung cấp; hay sự thay đổi trong quy trình quản lý hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng đến vốn lưu động với mục đích tăng tính thanh khoản cho doanh nghiệp. 

3. Đầu tư vào phân tích và giảm thiểu chi phí thông qua việc hoạch định kế hoạch 

Cắt giảm chi phí được coi là một vấn đề nhạy cảm và cần được xử lý cẩn thận, nhưng cũng là một trong những yếu tố cần thiết trong kế hoạch tối ưu hóa tài chính của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch hoạch định có kịch bản về tiềm năng, rủi ro trong quá trình vận hành và sử dụng tài chính, đây chính là lúc dữ liệu tài chính trong thời gian thực phát huy “năng lực” của nó khi tạo nên một nền tảng vững chắc cho quá trình:

• Phân tích và đưa ra các quyết định tài chính một cách chính xác: Với những giá trị và thông tin chi tiết của dữ liệu trong thời gian thực, doanh nghiệp có thể nắm bắt và tận dụng các cơ hội tiềm năng trên thị trường đồng thời lấy cơ sở để phân tích, đưa ra các quyết định quan trọng về mặt tài chính trong việc hoạch định chiến lược và xây dựng quy trình vận hành một cách tối ưu nhất. 
• Đơn giản hóa và số hóa quy trình tạo - duyệt chi phí: Những dữ liệu tài chính được tổng hợp trong thời gian thực giúp các doanh nghiệp kiểm soát và quản lý chi phí một cách dễ dàng hơn, từ đó tiết kiệm tối đa các khoản chi phí về vật tư giấy tờ và giảm thiểu thời gian tập hợp chứng từ, làm đề nghị thanh toán.
• Xác định rủi ro và khắc phục sự cố về mặt tài chính: Các dữ liệu tài chính trong thời gian thực góp phần mang đến cho doanh nghiệp những góc nhìn tổng quan và đa chiều về sự thay đổi nhanh chóng của thị trường, từ đó xác định các vấn đề trong quy trình kinh doanh và vận hành để đảm bảo khả năng tạo ra doanh thu của mình.